电子政务工程建设项目档案管理制度

电子政务工程建设项目档案管理制度是一套规范和指导电子政务工程建设项目从规划、设计、建设、验收到运营维护全过程的档案管理活动，确保项目信息的安全、完整、可追溯和有效利用。这一制度对于保障电子政务工程的质量、安全、效率和可持续发展具有重要作用。

一、制度概述

1. 目的与原则

• 目的：建立和完善电子政务工程建设项目档案管理制度，规范档案的收集、整理、保存、利用等环节，提高档案管理的科学性和规范性，为项目的顺利实施和后期运维提供有力支持。
• 原则：坚持以人为本、服务导向，确保档案管理的系统性、完整性和安全性；遵循统一领导、分级负责的原则，明确各级各类人员的职责和任务；强化科技支撑，充分利用现代信息技术手段，提升档案管理的效率和水平。

2. 适用范围

• 本制度适用于所有从事电子政务工程建设的单位及个人，包括政府部门、企事业单位、社会组织等。
• 涉及电子政务工程建设项目的设计、施工、监理、验收、运维等各个环节，以及与之相关的文档资料、技术资料、财务资料等。

3. 定义与术语

• 电子政务工程：指利用现代信息通信技术，构建覆盖政府各部门、各行业、各领域的数字化、网络化、智能化的政务基础设施和服务系统。
• 档案：指在电子政务工程建设过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
• 档案管理制度：指为确保电子政务工程建设项目档案的完整性、准确性、可读性而制定的一系列规章制度和操作流程。

二、档案管理职责

1. 组织架构

• 领导小组：由主管领导担任组长，相关部门负责人为成员，主要负责统筹协调、监督指导档案管理工作。
• 档案管理部门：设立专门的档案管理部门或指定专人负责，具体负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。
• 责任分工：明确各级各类人员在档案管理中的职责和任务，形成齐抓共管的工作格局。

2. 工作内容

• 档案收集：按照国家法律法规和行业标准，及时收集与电子政务工程建设项目相关的各类档案资料。
• 档案整理：对收集到的档案资料进行分类、归档、编目等处理，确保档案的系统性和完整性。
• 档案保管：采取合适的物理和技术措施，确保档案的安全保管，防止遗失、损坏、污染等问题。
• 档案利用：通过编制目录、检索工具等方式，方便相关人员查阅和使用档案资料。

3. 监督管理

• 监督检查：定期开展档案管理工作的监督检查，发现问题及时整改。
• 责任追究：对违反档案管理规定的行为，依法追究相关责任人的责任。
• 绩效评估：对档案管理工作进行绩效评估，总结经验教训，持续改进提升。

三、档案管理要求

1. 文件材料管理

• 文件材料归档：所有与电子政务工程建设项目相关的文件材料应当按照规定进行归档，并标注明确的归档时间、责任人等信息。
• 文件材料的保密：对涉密文件材料实行严格的保密管理，确保信息安全。
• 文件材料的销毁：根据国家有关法律法规的规定，对到期失效或不再需要的文件材料进行销毁处理。

2. 电子档案管理

• 电子档案的创建：在电子政务工程建设项目中，应当按照规定的标准和规范创建电子档案，包括文字、表格、图像、音频、视频等多种形式。
• 电子档案的存储：采用安全可靠的存储设备和技术手段，确保电子档案的长期稳定保存。
• 电子档案的访问与利用：通过建立完善的访问控制机制，确保电子档案的合法合规使用。

3. 档案信息化建设

• 档案信息的数字化：将纸质档案资料转换为电子档案，便于存储、管理和利用。
• 档案信息系统的建设：建立完善的档案信息系统，实现档案信息的集中存储、快速检索和高效利用。
• 档案信息化平台的建设：搭建统一的档案信息化平台，实现各业务系统之间的信息共享和协同工作。

四、档案管理流程

1. 档案收集流程

• 档案来源确定：根据电子政务工程建设项目的实际需要，明确档案收集的来源和范围。
• 档案收集方式：采取现场收集、委托收集、网络收集等多种方式，确保档案的全面性和准确性。
• 档案收集记录：对收集到的档案资料进行详细的记录和登记，包括来源、数量、质量等信息。

2. 档案整理流程

• 档案分类：根据档案的性质和特点，将其分为不同的类别，如项目文件、会议记录、合同文件等。
• 档案编目：为每份档案资料编制详细的编目信息，包括文件名称、文件编号、文件类型、文件页码等。
• 档案装订：将整理好的档案资料进行装订成册，确保档案的整齐美观和便于携带。

3. 档案保管流程

• 档案库房建设：根据档案的数量和种类，合理设置档案库房，确保档案的安全存放。
• 档案库房管理：加强档案库房的日常管理和维护工作，防止档案的丢失和损坏。
• 档案库房监控：安装监控系统，实现对档案库房的实时监控和管理。

4. 档案利用流程

• 档案检索：建立高效的档案检索系统，方便用户快速查找所需档案资料。
• 档案传递：根据用户需求，通过邮寄、传真、电子邮件等方式将档案资料传递给相关人员。
• 档案反馈：对用户提出的疑问和需求，及时给予答复和处理。

五、档案管理制度的执行与评价

1. 制度执行

• 制度培训：定期对相关人员进行档案管理制度的培训和教育，提高其制度意识和执行力。
• 制度落实：加强对档案管理制度执行情况的监督检查，确保各项规定落到实处。
• 制度修订：根据实际情况和工作需要，及时修订和完善档案管理制度，保证其与时俱进。

2. 制度评价

• 制度效果评估：定期对档案管理制度的实施效果进行评估和考核，了解制度运行情况和存在的问题。
• 制度优化建议：根据评估结果，提出制度优化的建议和措施，不断提升档案管理水平。
• 制度创新探索：鼓励和支持相关人员积极探索新的档案管理方法和手段，提高工作效率和质量。

3. 制度宣传与推广

• 制度宣传：通过多种渠道和方式，广泛宣传档案管理制度的重要性和必要性，提高全体员工的认识和重视程度。
• 制度推广：将档案管理制度的成功经验和做法向其他部门和单位进行推广和借鉴，促进整个组织的规范化管理。
• 制度普及：通过举办讲座、培训班等形式，普及档案管理知识，提高员工的专业素养和技能水平。

六、附则

1. 制度解释权归属

• 解释权归属：本制度的解释权归电子政务工程建设项目档案管理部门所有。
• 解释程序：任何单位和个人对本制度的条款有疑问时，可以向档案管理部门咨询或提出意见。
• 解释效力：本制度的条款如有遗漏或不明确之处，以国家相关法律法规和政策为准，并由档案管理部门负责解释。

2. 制度的更新与修订

• 制度更新：随着电子政务工程建设实践的发展和外部环境的变化，本制度需要不断更新和完善。
• 修订程序：对本制度进行修订时，应经过充分的调研和论证，广泛征求各方面的意见，形成书面修订稿，报请主管领导批准后实施。
• 修订记录：对每次修订的过程和结果进行记录和归档，以便日后查询和参考。

3. 生效日期与废止事项

• 生效日期：本制度自发布之日起生效。
• 废止事项：本制度中的部分条款因法律法规的变更等原因需要废止时，应及时予以修改或删除。
• 废止通知：对于废止的条款，应提前发布通知，告知相关人员并做好过渡期的工作安排。