办公自动化系统（OA）是一种利用计算机、通信等现代化技术，结合管理信息系统（MIS），实现办公事务自动化处理和信息管理的综合性技术。其定义包括提高办公效率、优化工作流程、加强信息共享等。
企业办公自动化系统的定义：
1. 提高办公效率：通过自动化工具减少重复性工作，如文件处理、数据输入等，使员工能专注于更有价值的任务。
2. 优化工作流程：系统可以设置自动提醒和日程安排，确保所有业务流程按时完成，减少因人为疏忽造成的延误。
3. 加强信息共享：提供一个平台让不同部门或团队能够实时共享信息，避免信息孤岛，增强决策的数据支持能力。
4. 提升协作能力：支持远程协作功能，无论员工身处何地都能高效协同工作，特别适用于异地团队和项目组。
5. 强化信息安全：实施严格的数据安全措施，保护企业免受网络攻击和数据泄露的风险，确保企业信息资产的安全。
企业办公自动化系统的功能：
1. 文档管理：自动化的文档存储、检索和分发系统，支持版本控制和权限管理，确保文档的安全性和可追溯性。
2. 流程管理：标准化企业内部的各种工作流程，从请假到财务审批，每个流程都有明确的操作指南和监控机制。
3. 任务管理：帮助员工管理和跟踪自己及他人的工作任务，包括截止日期、优先级和状态更新，有效促进工作效率。
4. 会议管理：自动化记录和管理会议纪要，包括会议时间、参与者、决议事项和分配的任务，确保会后行动项的有效执行。
5. 意见管理：收集和整理员工反馈和建议，为管理层提供决策支持，同时促进企业文化的建设与改进。
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