《数字档案系统管理办法》实施指南

《数字档案系统管理办法》实施指南

一、引言

随着信息技术的飞速发展，数字化已经成为档案工作的重要趋势。为了规范数字档案系统的建设和管理，保障档案信息安全，提高档案利用效率，制定本管理办法。

二、总则

1. 本办法适用于各级档案部门和各类档案单位在建立、维护、使用、保存和管理数字档案系统过程中的行为规范。

2. 本办法所称数字档案系统是指以电子文件为核心，通过计算机技术、网络技术等手段实现档案信息的收集、存储、处理、传输、展示等功能的系统。

3. 各级档案部门和档案单位应当建立健全数字档案管理制度，明确职责分工，加强组织领导，确保数字档案系统的正常运行。

三、建设与维护

1. 建设要求

（1）各级档案部门和档案单位应当根据国家有关法律法规和政策规定，结合本单位实际，制定数字档案系统建设规划，明确建设目标、任务、措施和时间表。

（2）数字档案系统应当具备以下基本功能：数据管理、文件检索、版本控制、安全保护、备份恢复、灾难恢复等。

（3）数字档案系统应当采用先进的技术和设备，确保数据的准确性、完整性和可靠性。

2. 维护要求

（1）各级档案部门和档案单位应当建立健全数字档案系统运行维护制度，定期对系统进行检查、维护和升级。

（2）数字档案系统应当具备以下维护功能：故障诊断、性能优化、安全防护、用户支持等。

（3）数字档案系统应当采用有效的数据备份和恢复策略，确保在发生意外情况时能够迅速恢复数据。

四、使用与保存

1. 使用要求

（1）各级档案部门和档案单位应当加强对数字档案系统使用的培训和管理，确保相关人员掌握正确的使用方法。

（2）数字档案系统应当具备以下使用功能：文件归档、信息查询、统计分析、知识发现等。

（3）数字档案系统应当遵循“谁使用谁负责”的原则，确保使用者正确使用系统，避免造成数据损失或泄露。

2. 保存要求

（1）各级档案部门和档案单位应当按照国家有关法律法规和政策规定，建立健全数字档案保存制度，确保数字档案的安全、完整和可追溯。

（2）数字档案系统应当具备以下保存功能：数据加密、访问控制、权限管理、审计追踪等。

（3）数字档案系统应当采用有效的数据备份和恢复策略，确保在发生意外情况时能够迅速恢复数据。

五、监督管理

1. 监督责任

各级档案部门和档案单位应当明确监督责任，加强对数字档案系统的监督管理，确保数字档案系统的正常运行和使用。

2. 监督检查

各级档案部门和档案单位应当建立健全监督检查制度，定期对数字档案系统进行检查、评估和审计，发现问题及时整改。

3. 法律责任

违反本办法规定的单位和个人，应当依法承担相应的法律责任。

六、附则

1. 本办法自发布之日起施行。

2. 本办法的解释权归国家档案局所有。