当工会会计系统出现汇款退回的情况时，需要按照以下步骤进行记账：
1. 首先，需要确认退回的原因。可能是由于输入错误、银行账户信息错误或者支付方式不正确等原因导致的退款。确认原因后，才能进一步处理。
2. 如果退回是由于输入错误导致的，那么需要将退回的款项重新输入到系统中，并确保金额正确。同时，还需要更新相关的会计凭证，以反映这笔交易的变动。
3. 如果退回是由于银行账户信息错误导致的，那么需要联系银行，核实账户信息是否正确，并确保后续的交易能够顺利进行。如果需要更改银行账户信息，应及时更新相关凭证。
4. 如果退回是由于支付方式不正确导致的，那么需要检查支付方式是否正确，并确保后续的交易能够顺利进行。如果需要更改支付方式，应及时更新相关凭证。
5. 在处理完退回的款项后，需要对相关的会计凭证进行归档，以便日后查阅和审计。同时，还需要更新相关的会计账簿，以反映这笔交易的变动。
6. 最后，需要定期对工会会计系统进行审计，以确保所有的交易都能够准确无误地记录在账簿中。如果发现有遗漏或者错误的地方，应及时进行调整和更正。
总之，当工会会计系统出现汇款退回的情况时，需要按照上述步骤进行记账，以确保财务数据的准确性和完整性。同时，还需要定期对工会会计系统进行审计，以确保其正常运行。
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