外贸中小企业管理系统是一种专门为外贸企业设计的管理软件，其主要功能和作用如下：
1. 订单管理：系统可以实时跟踪和管理客户的订单，包括订单的创建、修改、取消等操作。这可以帮助企业更好地了解客户的需求和期望，从而提供更优质的服务。
2. 客户关系管理：系统可以帮助企业建立和维护与客户的良好关系。通过记录客户的详细信息，企业可以更好地了解客户的需求和偏好，从而提供更个性化的服务。
3. 财务管理：系统可以帮助企业进行财务记录和分析。通过记录每一笔交易，企业可以更好地控制成本，提高利润。同时，系统还可以提供各种财务报告，帮助企业做出更好的决策。
4. 物流管理：系统可以帮助企业跟踪和管理货物的运输过程。通过记录货物的运输状态，企业可以确保货物的安全和及时交付。
5. 库存管理：系统可以帮助企业实时监控库存水平，避免库存过多或过少的情况。这可以帮助企业更好地控制成本，提高利润。
6. 数据分析：系统可以提供各种数据分析工具，帮助企业分析销售数据、客户数据等，从而发现潜在的问题和机会，为企业的发展提供指导。
7. 电子签名和合同管理：系统可以支持电子签名和合同管理，简化了合同签署和存档的过程，提高了效率。
8. 多语言支持：对于外贸企业来说，多语言是一个非常重要的因素。系统可以支持多种语言，方便企业与不同国家的客户进行交流。
9. 移动办公：随着移动互联网的发展，越来越多的企业开始使用移动设备进行办公。系统可以支持移动设备访问，方便员工随时随地处理工作。
10. 安全性：系统需要保证数据的安全性，防止数据泄露或被恶意攻击。
总的来说，外贸中小企业管理系统可以帮助企业更好地管理业务，提高工作效率，降低运营成本，从而提高企业的竞争力。
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