电子档案管理的必要性在于确保信息安全与高效检索。
首先，电子档案管理可以有效防止信息泄露。在传统的纸质档案管理中，由于纸张的物理特性，如易破损、易受潮等，容易导致信息的丢失或损坏。而电子档案则可以通过加密技术进行保护，确保信息的安全性。此外，电子档案还可以通过权限设置，限制对特定信息的访问，进一步保障信息安全。
其次，电子档案管理可以提高检索效率。传统的纸质档案管理需要人工查找、翻阅，不仅耗时耗力，而且容易出错。而电子档案则可以通过数据库管理系统进行快速检索，大大提高了工作效率。同时，电子档案还可以通过关键词搜索、高级筛选等功能，帮助用户快速找到所需信息，提高了检索的准确性和效率。
此外，电子档案管理还可以实现信息的共享与协同工作。在团队协作中，成员可以通过网络共享电子档案，方便地进行资料的查阅、讨论和修改。这不仅提高了工作效率，还有助于团队成员之间的沟通与合作。
总之，电子档案管理在确保信息安全与高效检索方面具有重要作用。它不仅可以防止信息泄露，提高检索效率，还可以实现信息的共享与协同工作，为现代办公提供了便利。因此，电子档案管理是现代办公不可或缺的一部分。
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