企业文档管理系统的作用可以从以下几个方面来考虑：
1. 提高文档管理效率：通过集中存储、分类管理、权限控制等方式，实现对企业内部各种文档的快速检索、编辑和分享，提高工作效率。
2. 保障信息安全：系统采用加密技术、访问控制等手段，确保文档的安全性，防止未经授权的访问和数据泄露。
3. 规范文档流程：通过制定统一的文档管理规范，确保文档的完整性、准确性和一致性，降低因文档问题导致的工作失误。
4. 便于团队协作：系统支持多人在线编辑、版本控制等功能，方便团队成员之间的沟通与协作，提高团队整体工作效率。
5. 支持知识积累与传承：系统可以对重要文档进行归档、备份和恢复，确保知识的长期保存和传承。同时，系统还可以根据关键词、分类等信息，快速定位到相关文档，方便员工查找和使用。
6. 促进信息共享与传播：系统提供多种信息共享方式，如邮件通知、短信提醒等，确保关键信息能够及时传达给相关人员。此外，系统还可以将重要文档推送至移动设备，方便员工随时随地查阅。
7. 优化资源配置：通过对文档的分类、归档和整理，帮助企业更好地了解各部门的工作需求和资源分配情况，从而优化资源配置，提高企业运营效率。
8. 提升企业形象：一个功能齐全、操作简便的企业文档管理系统可以展示企业的专业性和管理水平，有助于树立良好的企业形象。
9. 降低人力成本：通过自动化处理文档管理任务，减少人工操作环节，降低企业的人力成本。
10. 适应业务发展：随着企业业务的不断发展，文档管理系统应具备良好的扩展性和兼容性，能够适应新的业务需求和技术变革。
总之，企业文档管理系统在提高文档管理效率、保障信息安全、规范文档流程、便于团队协作、支持知识积累与传承、促进信息共享与传播、优化资源配置、提升企业形象、降低人力成本以及适应业务发展等方面发挥着重要作用。
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