电子印章使用管理制度及流程
一、目的
为了规范电子印章的使用,确保电子印章的安全性和有效性,提高工作效率,特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司内部所有涉及电子印章使用的部门和个人。
三、电子印章的定义
电子印章是指通过电子签名技术生成的具有法律效力的电子文档。
四、电子印章的使用原则
1. 合法使用:电子印章的使用必须符合法律法规和公司政策,不得用于非法活动。
2. 安全使用:电子印章的使用必须保证信息安全,防止信息泄露和篡改。
3. 有效使用:电子印章的使用必须保证文档的真实性和完整性,不得伪造或篡改。
五、电子印章的申请与审批
1. 申请:员工需要使用电子印章时,应向所在部门提交申请,填写《电子印章使用申请表》。
2. 审批:所在部门主管对申请进行审核,确认无误后,将申请提交至公司领导审批。
3. 发放:公司领导审批通过后,将电子印章发放给申请者。
六、电子印章的保管与使用
1. 保管:电子印章的保管应由专人负责,确保其安全。
2. 使用:员工在使用电子印章时,应按照申请的用途和范围进行操作。
3. 记录:每次使用电子印章后,应记录使用情况,包括使用时间、使用对象、使用内容等。
七、电子印章的更新与维护
1. 更新:如有新的电子印章系统或功能上线,应及时通知相关人员更新使用。
2. 维护:定期对电子印章系统进行检查和维护,确保其正常运行。
八、电子印章的撤销与注销
1. 撤销:员工离职或调岗时,应将电子印章交回公司,由公司收回并注销。
2. 注销:如电子印章丢失或损坏,应及时向公司报告,由公司注销该电子印章。
九、违规处理
1. 对于违反本制度规定使用电子印章的行为,公司将视情节严重程度给予相应的处罚。
2. 对于因个人原因导致电子印章丢失或损坏的,应承担相应的责任。
十、附则
本制度自发布之日起执行,如有未尽事宜,由公司根据实际情况进行补充和完善。