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电子印章使用管理制度及流程

   2025-06-17 16
导读

为了规范电子印章的使用,确保电子印章的安全性和有效性,提高工作效率,特制定本制度。

电子印章使用管理制度及流程

一、目的

为了规范电子印章的使用,确保电子印章的安全性和有效性,提高工作效率,特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司内部所有涉及电子印章使用的部门和个人。

三、电子印章的定义

电子印章是指通过电子签名技术生成的具有法律效力的电子文档。

四、电子印章的使用原则

1. 合法使用:电子印章的使用必须符合法律法规和公司政策,不得用于非法活动。

2. 安全使用:电子印章的使用必须保证信息安全,防止信息泄露和篡改。

3. 有效使用:电子印章的使用必须保证文档的真实性和完整性,不得伪造或篡改。

五、电子印章的申请与审批

1. 申请:员工需要使用电子印章时,应向所在部门提交申请,填写《电子印章使用申请表》。

2. 审批:所在部门主管对申请进行审核,确认无误后,将申请提交至公司领导审批。

3. 发放:公司领导审批通过后,将电子印章发放给申请者。

电子印章使用管理制度及流程

六、电子印章的保管与使用

1. 保管:电子印章的保管应由专人负责,确保其安全。

2. 使用:员工在使用电子印章时,应按照申请的用途和范围进行操作。

3. 记录:每次使用电子印章后,应记录使用情况,包括使用时间、使用对象、使用内容等。

七、电子印章的更新与维护

1. 更新:如有新的电子印章系统或功能上线,应及时通知相关人员更新使用。

2. 维护:定期对电子印章系统进行检查和维护,确保其正常运行。

八、电子印章的撤销与注销

1. 撤销:员工离职或调岗时,应将电子印章交回公司,由公司收回并注销。

2. 注销:如电子印章丢失或损坏,应及时向公司报告,由公司注销该电子印章。

九、违规处理

1. 对于违反本制度规定使用电子印章的行为,公司将视情节严重程度给予相应的处罚。

2. 对于因个人原因导致电子印章丢失或损坏的,应承担相应的责任。

十、附则

本制度自发布之日起执行,如有未尽事宜,由公司根据实际情况进行补充和完善。

 
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