西陇科学:业务支持系统助力数字化运营的转型

企业简介

西陇科学股份有限公司（简称“西陇科学”，股票代码：002584），原名西陇化工股份有限公司，创立于1983年，2011年6月在深圳证券交易所挂牌上市，是国内率先上市的化学试剂公司。公司及主要子公司为国家高新技术企业、广东省专精特新企业。多次上榜“2021中国石油和化工企业500强”。

公司主要从事化学试剂（包括通用化学试剂、PCB用化学试剂、超净高纯化学试剂、湿电子化学品）、诊断试剂、原料药及食品添加剂的研发、生产和销售。业务领域覆盖工业、农业、卫生、环保、教学、科研、生物、生命科学、电子、军工、航天航空、涂料、印刷及化妆品、大医疗、大健康等领域。已发展成为国内化学试剂研发能力强、销售覆盖面广、综合配套规模领先的超大规模专业制造商和集成供应商。

公司现有位于佛山、汕头及成都的大型生产基地，为客户就近提供便利的产品和服务。

项目背景

西陇信息化建设现状

经过多年的信息化搭建，目前西陇集团已用于ERP、OA、OMS、TMS、WMS、OEM、企微、钉钉、分贝通等多个信息系统，覆盖公司供应链、研发、制造、质检、销售、运营、物流各个领域。公司各板块业务信息化系统基本部署完成，但是业务产生的数据，多数都是分散在各个系统中，数据的整合、筛选、分析职能在各业务系统中，设计关联数据基本都需要人工导出进行线下加工完成，效率低、数据及时性低且因为各个系统之间的数据口径不同，经常造成数据分析偏差，无法为企业运营提供最大的支持和指导。具体问题如下：

1）集团及各子公司的数据口径、来源及管理标准不同，缺乏数据对应。

2）公司在用的ERP系统，其中的账套概念使得各子公司之间往来账目多且复杂，人工处理及过滤成本很高。

以财务方面举例，目前与客户进行对账，需从不同账套导出数据，去除对冲数据后再提供发票、发货单清单，需要1天，且月度、季度、年度都会有对账要求。

作为生产及销售型企业，数据的维护和管理，工作量巨大。

以生产方面举例，目前化学品行业的国标及国际标准，数据更新周期快（新的化学物质不断研发），国家管控政策变化多，属地管理日常化（不同区域对于化学品的管控力度不同）等，目前使用线下表格的形式管理，一旦变更信息，无法快速影响对应的问题。如安全信息技术问题msds，该文件中涉及内容包括：化学品基础信息、安全信息、含量信息、企业标准等，任何一块信息变化，都必须生成新的文件重新提供给购买的客户。

以销售方面举例，目前各行业客户，对应提供的辅助服务如定制标签需求很大，传统的使用自行开发标签的形式，一般需要24小时才可完成一个可以使用的标签

各系统之间数据对接程度低，大量数据都只能在各系统中单独查看。如采购进度，目前采购申请是在OA中进行，但是实际的采购单据执行是在ERP系统中进行，采购管理人员如果需要了解部门的采购OA执行及ERP实际到货情况，需要单独查看两个系统。现有数据统计工作量大、时效性差 ，如销售报表，需在ERP各账套财务负责人员在各ERP账套导出后，由数据统计人员提取-整合-汇总-中心汇总-导出对应数据的pdf及表格分发给集团负责人、中心负责人、片区负责人、部门负责人，每月至少耗时72小时，且一旦发生销售数据调整，无法直接判断调整的单笔数据，且无法直接反馈到所有拆分后的pdf中，使得统计人员不能从繁忙业务脱离，投入数据深入分析和价值挖掘

缺乏统一的数据查询平台。目前数据存在于各个系统中，还有线下的表格，数据无法进行高效、快速地查询。

集团内部有进行excel、或者自行开发的报表，需要14天左右，周期长。且一旦需求变化，需要重新发版或者是重新生成文件才能完成迭代。

业务支持系统平台建设搭建

基于数据开发及应用存在的问题，西陇公司急需构建数据分析应用平台，建立公司数据统计模型，打通各业务系统数据连接，共享数据，实现数据的自动运算、归集、自助分析，提高数据统计分析效率，快速响应业务对数据分析需求，挖掘数据价值，运用数据进行科学化运营管控，使数据真正服务于改进、经营，实现传统运营向数字化运营的转型，向数字化企业迈进。

主要实施内容：

构建一个便捷、高效、类EXCEL方式的、易交互、可填报，支持Mysql，多种数据库及数据库文件源的数据分析应用平台，支持公司运营信息化和战略目标的实现；规范基础统计业务，统一指标口径、整合业务报表、优化业务统计，形成战略、预算、绩效评价、统计分析、计划执行集成化数据应用溯源；基于核心业务和痛点，深挖数据价值，促进管理提升；通过数据共享，提升信息传递效率，支持各业务层快速高效分析和决策。

主要解决问题：

1）搭建公司统计模型，理清所有数据逻辑关系；

2）实现所有统计、分析在一个平台上运行，关联所有业务系统业务数据，实现数据共享；

3）解决数据时效性、真实性问题；

4）挖掘数据价值，使数据真正服务于经营、改进。

应用场景

场景一：人力资源管理驾驶舱

项目实施前，集团人员数据的统计分析需要线下人工收集、统计、处理分析，由各子公司人力专员按照日、周、月、年重复统计后在以excel形式上报集团，集团人力资源部门汇总后再进行数据分析上报集团领导。

人员信息因为其特殊性，系统中与线下数据不统一，比如线下分析的组织架构与系统中不一致，离职人员的流程问题造成系统中人员信息暂未删除。目前该数据统计相关人员共计约13人，包括各子公司及集团，数据统计截止时间为上月最后一天。且因为数据统计分析维度多，目前只有人员基础信息表实现了50%，整体的人员分析看板一直没有实现，停留在规划上。同时，因为人员信息的人工判断，效率低、时效性差，且存在遗漏、错误、数据不一致的风险。这种情况，集团对于整体人员管控及规划上，缺乏实效数据的支撑。

根据以上情况，我们计划通过系统数据抽取的方式，加上OA中人员信息的补充（在暂未购买填报功能的情况下），全面梳理并规范人员信息，借助帆软的报表，并加上线下相应的对应要求，实现多源数据的整合，分层级、分板块、分维度地展示集团在职、调动、离职、人员占比情况，通过内嵌的方式实现报表在企业内容业务支持平台的快速访问送达，高效实时地支持人事部门的决策分析。

HR报表驾驶舱

人员在职统计

员工入职分析

员工离职分析

花名册

通过人力资源驾驶舱的建设，为公司人员规划、人员动向、预算分配的持续改进提供了一个高效、精细的运营监控平台，通过对人员数据系统转换、多维度的分析展示和层层钻取，为人力资源部门及集团高效、及时决策提供更可靠、更精准的数据支撑。

通过系统自动抽取、运算，减少人工干预，回归数据真相，释放20余统计人员的工作精力，提高统计效率50%以上；实现了公司从原有数据统计向分析改进转型，充分挖掘数据价值，业务问题识别、改善效率大幅提升，重复性问题再发降低60%，企业运营效率提升20%以上。

场景二：采购管理驾驶舱

因实际业务需要，目前本公司的采购整体流程，是从OA系统中业务员进行采购申请，采购员在OA中回复询价，并在业务员反馈立即采购后，在ERP系统中进行采购订单的创建。

项目实施前，供应链如果需要了解采购的成交率、执行率等，需要从OA中进行流程执行情况导出，整理成采购员的回复时间轴进行比较。如果需要了解外部供应商的采购到货情况，需要从ERP系统中进行采购订单导出，并关联相应的到货单后才能进行统计。并且因为是在两个独立的系统中进行，无法直接反馈采购员的整体执行情况。

为此，我们规划上线采购管理驾驶舱。从OA及ERP中进行数据抽离，汇总统计出采购员的回复情况、采购订单的到货情况等。

采购情况驾驶舱

采购员执行情况驾驶舱

采购订单情况驾驶舱

采购员执行明细表

通过采购情况驾驶舱的建设，为供应链部门对于采购情况的追踪、调整、供应链评估的持续改进提供了一个高效、精细的监控平台，同时也为计划部门的生成安排提供有效的数据支撑，做到货在途中及时了解，货有问题提前调整。

通过系统自动抽取、运算，释放5余统计人员的工作精力，提高统计效率100%以上；实现了公司从原有数据统计向分析改进转型，充分挖掘数据价值，业务问题识别、改善效率大幅提升，重复性问题再发降低60%，企业运营效率提升20%以上。

场景三：质检检测文件生成及管理

目前化学品行业的国标及国际标准，数据更新周期快（新的化学物质不断研发），国家管控政策变化多，属地管理日常化（不同区域对于化学品的管控力度不同）等，目前使用线下表格的形式管理，一旦变更信息，无法快速影响对应的问题。如安全信息技术问题msds，该文件中涉及内容包括：化学品基础信息、安全信息、含量信息、企业标准等，任何一块信息变化，都必须生成新的文件重新提供给购买的客户。

项目上线之前，质量检测部门使用excel及word的形式进行化学品数据的管理，一旦需要变更信息，就需要将保存的基础数据进行修改，同时修改对应的文件，然后生成PDF提供给需求部门。对应的文件，从MSDS、COA、商品标签、企业宣传册、商品详情页（公司现有电商平台），全部需要提供新的文件。

为了释放质检部门的繁重工作，我们规划上线了“质检文件生成及管理”。实现了数据结构化管理。按照化学品的品类、品种、危化品目录、msds、spu、sku等多级维护，做到一次修改，同步生效。同时使用帆软的报表功能，制作文件，一件生成PDF及水印，做到文件保密性、安全性大大提升。

化学品文件目录

化学品文件生成及打印

化学品数据维护情况总览

通过质检检测文件生成及管理的建设，为质检部门提供了一个全面系统化的数据管理平台。

通过系统化的数据管理，释放10余质检数据管理人员的工作精力，提高统计效率200%以上。同时，基于这些数据的文件，也都实现了系统化的生成，对于相应的使用部门（如销售部门、pmc部门等）都大大缩减的资料同步的时间。另外，系统化的数据也给电商平台的数据更新提供了有力的保证。

场景四：PMC订单交货反馈

西陇作为一个生产及销售型的大型平台，对于与客户承诺的交期一直十分重视。为此，PMC部门希望能够对于销售订单的回复以及回复后的执行情况进行系统化的管理。在项目上线之前，PMC部门使用从ERP系统不同账套导出对应的销售订单及调拨单，进行其他规则的过滤后，填写交期日，最终通过OA进行excel的发布。但是这种方式，一来速度慢，二来回复人员需要查看的库存、订单信息，需要每天进行导出，三是表格中所有业务员及其客户的购买情况，都变成公开的。

为此，我们规划了PMC订单交期反馈项目。通过计划交期日的填报，系统化自动推送pmc回复情况给到业务员对应的app，同时提供多维度的交期执行情况分析报表。在保证了数据私密性、及时性的基础上，也为PMC自身的管理及提效，提供了有力的数据支持。

销售订单总览表

库存明细总览表

存货交期维护情况总览表

通过PMC订单交期反馈项目的建设，为PMC自身的管理提供了系统化全面化的平台，同时也为销售部门提供了实时性的计划数据。

项目上线后，释放5余名PMC人员的工作精力，提高统计效率50%以上。同时也解决了关于业务员的客户信息的保密性，做到了计划信息精准回复。

场景五：财务数据分析

西陇目前在使用的ERP系统是使用多账套的概念，所以财务部门如果需要对整体的账务信息进行分析，就需要从每个账套中进行数据导出，然后再线下进行过滤及合并后才能进行基础的数据分析。不仅费时，且因为销售数据及回款数据是在实时变化的，导出系统的数据的及时性不足，且一般也是需要财务数据处理人员在2-3天后才能完成。

为此，我们规划了财务数据分析项目。通过对“凭证”“客商”“核销”“往来账”等数据的多账套数据抽离及过滤，以及多种数据之间的联动展示，实现了财务对于整体数据实时话、可视化、具体化的查询及分析。

凭证明细表

客商辅助明细表

核销明细表

往来明细表

通过财务数据分析项目的建设，为财务部门提供了一个系统化的数据查看平台。实现了实时性数据的展示，对公司整体资金的规划及调整提供有力的数据支持及指导。项目上线后，各账套对应的财务人员的工作也全部释放出来，提高统计效率50%以上。

总结与展望

“工欲善其事、必先利其器”，帆软报表开发工具可支持业务功能缺失情况下通过填报方式解决数据断点问题；简单易用的开发界面和方法，具备数据库基本知识即可承接，门槛低，效率高，能够对业务单位数据分析应用需求快速响应，成就客户。

通过和帆软的合作，西陇掌握了自主设计开发方法，便于后期的维护、调整、以及深入应用，报表开发效率缩短2-5天。通过数据分析应用平台的建立，让管理层能及时发现问题，即时预警，促进管理细化、深入。开发实现上，逐步培养各业务单位统计人员自行设计、自主实现，可大幅降低IT资源投入成本，IT人员聚焦于业务功能优化改善，数据治理等工作，各司其职，数据分析的价值才能最大化体现，数据分析工作才能更加有效的开展，企业才能更快更好的向数字化运营企业转型。